Mengenal Lebih Jauh Plan Do Check Act (PDCA)

PDCA atau yang sering disebut juga dengan Deming Circle/Deming Cycle/Wheel, Shewhart Cycle, control circle/cycle, dan Plan Do Study Act (PDSA) adalah sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk.

Keempat fase yang terdapat pada PDCA adalah :

Plan : mengidentifikasi dan menganalisis masalah
Pada tahap ini Anda dapat menggunakan beberapa tools yang berguna seperti Drill Down, Cause and Effect Diagram, dan 5 Whys untuk membantu Anda menemukan akan dari permasalahan. Setelah Anda berhasil mengidentifikasi, Anda dapat memetakan proses tersebut. Selanjutnya Anda dapat menggambarkan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu Anda dalam mengeluarkan solusi.

Do : mengembangkan dan menguji solusi yang berpotensi

Fase ini memiliki beberapa aktifitas diantaranya :
Mengeluarkan solusi yang memungkinkan
Memilih solusi terbaik. (dapat menggunakan teknik Impact Analysis)
Mengimplementasikan solusi sementara pada contoh kasus berskala kecil terlebih dahulu (trial)
Pada tahap ini, tindakan Anda belum terimplementasi secara penuh. Implementasi maksimal terjadi pada tahap Act.

Check : mengukur seberapa efektif pengujian solusi sebelumnya dan menganalisis apakah langkah tersebut dapat ditingkatkan

Pada fasa ini Anda akan mengukur seberapa efektif solusi sementara yang telah Anda buat, lalu Anda dapat mengumpulkan informasi dari segala pihak yang terkait untuk bersama-sama membuat agar solusi tersebut lebih baik lagi.
Jika masih belum terlihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba untuk mengulangi tahap Do untuk kembali melakukan Check ulang. Setelah Anda puas dengan apa yang telah Anda capai, maka Anda dapat melaju ke tahap berikutnya (final).

Act : mengimplementasikan solusi yang telah ditingkatkan secara menyeluruh

Sekarang Anda dapat mengimplementasikan solusi Anda secara menyeluruh. Namun kegunaan PDCA tidak hanya sampai disini saja. Jika Anda menggunakan PDCA sebagai bentuk inisiasi dari peningkatan berkelanjutan, maka Anda dapat mengulangi siklus ini dengan kembali pada tahap awal (Plan) dan mengulang semua tahap ini secara berurutan agar sistem Anda mencapai kestabilan dan mengalami peningkatan secara terus menerus.

Lalu pada kondisi apakah PDCA sebaiknya digunakan? PDCA memberikan sebuah problem solving yang terkontrol untuk suatu proses dengan nilai guna yang tinggi. Berikut kami jabarkan kondisi yang paling efektif untuk melakukan PDCA :

Saat mengimplementasikan Kaizen atau pendekatan pengembangan berkelanjutan. Ketika cycle PDCA dilakukan, akan terjadi berbagai improvement pada area yang dilaluinya sekaligus menyelesaikan masalah yang ada
Ketika mengidentifikasi solusi dan improvement baru untuk sebuah proses yang dilakukan secara berulang-ulang. Pada situasi ini Anda akan mendapat benefit dari peningkatan extra yang ditanamkan pada proses dengan implementasi yang dilakukan berkali-kali.

Dalam mengeksplorasi range dari solusi baru yang memungkinkan untuk memecahkan masalah dan menguji sekaligus meningkatkan solusi tersebut dengan implementasi kontrol yang lebih baik
Menghindari pemborosan sumber daya dalam jumlah besar yang dapat terjadi jika implementasi dilakukan tanpa pengujian terlebih dahulu.

Jelas sekali menggunakan PDCA adalah suatu pendekatan yang lebih lambat daripada melakukan implementasi straightforward dari gung ho. Dalam keadaan emergency tentu Anda tidak perlu lagi melakukan tindakan ini. Namun, Anda akan mendapat keuntungan yang lebih besar jika menerapkan PDCA pada timing atau waktu yang tepat khususnya untuk peningkatan yang berkesinambungan seperti yang telah kami jabarkan di atas.